5 dicas para gerenciar o trabalho de campo e reduzir tempo e custos

Existem algumas empresas no mercado que tem o trabalho de campo como sua principal atividade ou necessitam desse tipo de serviço em alguma etapa do desenvolvimento de suas tarefas como as empresas de serviços topográficos e de engenharia por exemplo.

Independentemente da forma de contratação da equipe, é preciso organizar as ações dos colaboradores, para garantir um serviço de qualidade e que atenda às expectativas dos clientes.

Gerenciar o trabalho de campo não é uma tarefa fácil! Garantir o cumprimento de prazos e entregar produtos compatíveis com a necessidade do cliente e com qualidade é, um tanto quanto, complicado. Pode-se dizer, inclusive, que o trabalho de campo exige uma efetiva força de trabalho, para que seja possível extrair o melhor de cada um dos profissionais, aumentando a produtividade da equipe e, principalmente, otimizando o tempo e reduzindo os custos.

Interessou-se sobre o assunto? Então, continue a leitura e obtenha dicas para gerenciar o trabalho de campo e otimizar seus trabalhos!

1. Invista em treinamento da equipe

Uma das primeiras dicas para gerenciar o trabalho de campo é investir em treinamento da equipe.

As novas tecnologias são responsáveis por facilitar os processos, agilizar a execução das atividade e por consequência diminuir o tamanho das equipes. 

Todos os profissionais devem ser capazes de executar suas funções. Imagine, por exemplo, um colaborador que não tem conhecimento para operar uma estação total ou não saiba como ler um projeto. Todo processo não poderá ser executado enquanto um profissional habilitado seja designado para a função. Além de perder um tempo precioso, a empresa poderá ser vista com desconfiança no mercado, pelo fato de contar com profissionais despreparados. Sendo assim, é fundamental treinar os colaboradores, provendo conhecimento para que eles saibam o que fazer, como fazer, como operar e zelar pelos equipamentos, garantindo o bom desenvolvimento dos trabalhos e diminuindo prejuízos.

Os treinamentos serão vistos como uma forma de investimento da empresa em sua equipe, mostrando confiança e parceria onde os profissionais se sentirão motivados. Pense nisso!

2. Evite o uso de papéis desnecessários

Muitas empresas utilizam formulários e papéis para evidenciar ordens de serviços, anotar informações relevantes sobre o trabalho de campo. Entretanto,  deve-se aplicar apenas a utilização de registros necessários para garantir a praticidade e o aumento da produtividade da equipes.

Uma opção para otimização dos processos e diminuição do uso de papéis é a utilização de sistemas de gestão, permitindo que todo o controle dos processos e o registro do trabalho sejam feitos em meio eletrônico, aprimorando os resultados e diminuindo o tempo que uma equipe gasta em determinado projeto.

3. Planeje a demanda de sua equipe

O planejamento é fundamental para evitar que a empresa tenha custos com equipes e equipamentos ociosos, deslocamentos e hospedagens desnecessárias,  necessidade de pagamentos de horas extras para garantir o cumprimento dos marcos contratuais. É preciso lembrar que esse custo impactará diretamente na margem de lucro do seu negócio.

Sendo assim, é preciso avaliar a sazonalidade de serviços e criar um histórico com as demandas passadas. Esse tipo de prática permitirá a eficácia do planejamento, o diagnóstico e a prevenção dos riscos e imprevistos, sendo mais fácil a solução dos mesmos, caso venham a ocorrer.

Caso a empresa opte pela utilização de algum programa que se encaixe no orçamento e seja aplicável ao porte da organização existem softwares voltados para planejamento, ajudando os gestores na previsão de demandas, organização das atividades e reprogramações, quando necessário. Utilizá-los pode significar um melhor gerenciamento do tempo das equipes, controlando as atividades dos profissionais, mensurando o desempenho individual e corrigindo os problemas. 

4. Identifique as zonas de atuação

Outra prática eficiente para a redução do tempo e dos custos do trabalho de campo é a definição das zonas de atuação. Entretanto, essa é uma das tarefas mais difíceis, pois é necessário planejar, cuidadosamente, a escala dos profissionais, garantindo que as equipes formadas tenham competência suficiente para atender às necessidades dos clientes.

É de extrema importância que o responsável pelas equipes analise o perfil dos profissionais, entendo as suas competências, preferências, disponibilidades para realizar a alocação das obrigações e garantir o atendimento ao cliente. Essa pode ser uma maneira de contribuir para que os profissionais certos estejam nos lugares certos e nos momentos corretos. Pense nisso!

5. Defina os equipamentos 

O estudo da escolha dos equipamentos necessários e que podem ser utilizados é fator determinante na otimização e facilitação das atividades. Existem diversos benefícios na utilização das novas tecnologias à uma empresa, podendo representar um grande diferencial comercial e, ainda, se tornar uma fonte de redução de tempo e custo das atividades. Muitas empresas não realizam esse estudo inicial, mas deve se levar em consideração não apenas o investimento inicial mas o retorno que pode ser a curto, médio ou longo prazo.

A decisão de investir na compra ou alugar um equipamento ou software faz parte desse estudo. Questões como valor investido, calibração e assistência técnica devem ser ponderados.

Planejar é sinônimo de economia de tempo e dinheiro. Vale a pena planejar antes de iniciar os trabalhos, não é mesmo?